Life, Love and Laugh

Laporan dan Usul

A. LAPORAN

1. Pengertian

Laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyapaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.

2. Dasar-dasar Laporan

Sebuah laporan bertolak dari beberapa dasar, yaitu orang yang memberi laporan, pihak yang menerima laporan , dan sifat dan tujuan.

a. Pemberi laporan

Laporan dibuat oleh perorangan atau badan kepada seseorang atau instansi yang dianggap perlu mengetahuinya walaupun tidak diminta.

b. Penerima laporan

Yang menerima laporan itu adalah orang atau badan yang menugaskan atau orang atau badan yang dianggap perlu mendapatkan laporan itu.

c. Tujuan laporan

Tujuan laporan pada umumnya berkisar pada hal-hal berikut : untuk mengatasi suatu masalah, untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektik, mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah, untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan, untuk menemukan teknik-teknik baru dan sebagainya.

3. Sifat Laporan

Sebuah laporan akan dianggap baik atau buruk tergantung dari keberhasilannnya dalam memenuhi fungsinya yaitu mempengaruhi pembaca seperti yang diharapkan. Laporan yang baik harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas. Disamping itu isinya harus diurutkan dan dikembangkan agar dapat masuk akal. Fakta-fakta atau bahan-bahan yang disajikan pelapor pun harus dapat menimbulkan kepercayaan.

Di samping sifat-sifat seperti disebutkan di atas, sebuah laporan harus mengandung sifat yaitu laporan yang dibuat harus sempurna dan komplit dan Laporan harus disajikan secara menarik.

4. Macam-macam laporan

a)    Laporan berbentuk Formulir Isian

Untuk menulis laporan ini biasanya telah disiapkan blangko daftar isian yang diarahkan kepda tujuan yang akan dicapai. Laporan ini biasanya bersifat rutin  dan seringkali berbentuk angka – angka.

b)   Laporan berbentukSurat

Laporan yang mengambil bentuk ini tidak banyak berbeda dengan sebuahsuratbiasa, kecuali bahwa ada sesuatu subjek yang ingin disampaikan agar dapat  diketahui oleh penerima laporan.

c)    Laporan berbentuk Momerandum

Dalam banyak hal laporan momerandum (saran, nota, catatan pendek) mirip laporan berbentuk surat, namun biasanya lebih singkat. Laporan momerandum ini sering digunakan dan biasanya digunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi, atau antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja.

d)   Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan

Laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan.. Sebaliknya laporan keadaan mengandung konotasi bahwa tujuan dari laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.

e)   Laporan Berkala

Laporan berkala atau laporan periodic dapat dibedakan dari laporan – laporan lain berdasarkan tujuannya. Laporan ini selalu dibuat dalam jangka waktu tertentu.

f)    Laporan laboratories

Salah satu tujuan dari laporan laboratories adalah menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria.

g)   Laporan Formal dan semi-formal

Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu , sedangkan nadanya bersifat impersonal dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur seperti yang terdapat dalam buku – buku.

5. Struktur Laporan Formal

Unsur-unsur struktur laporan formal dapat disusun menurut kedua variasi berikut :

A

Halaman judul

Suratpenyerahan

Daftar isi

Ikhtisar atau abstrak

Pendahuluan

Isi laporan

Kesimpulan

Saran ( rekomendasi )

Apendiks

Bibliografi

B

Halaman judul

Suratpenyerahan

Daftar isi

Ikhtisar atau abstrak

Kesimpulan

Saran (rekomendasi)

Pendahuluan

Isi laporan

Apendiks

bibliografi

a. Halaman judul

Halaman judul biasanya pertama-tama memuat pokok atau laporan, kedua, orang atau badan yang akan menerima laporan, ketiga, orang atau badan yang membuat laporan, dan keempat, penanggalan laporan.

b.Suratpenyerahan

Suratpenyerahan berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah buku.

c. Daftar Isi

Daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu.

d. Ikhtisar dan Abstrak

Abstrak adalah suatu bagian uraian yang sangat singkat, bertujuan untuk menerangkan kepada pembaca-pembaca aspek-aspek mana yang tercakup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang dibicarakan mengenai aspek-aspek itu.Adadua macam abstrak, yaitu abstrak deskriptif dan abstrak informatif.

Sedangkan ikhtisar merupakan suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat.

e. Pendahuluan

Pendahuluan sebuah laporan atau unsur yang dianggap sebagai latar belakang dari masalah yang akan dilaporkan dapat dikemukakan beberapa hal.

f. Isi laporan

Isi laporan menyangkut inti persoalan , dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan persoalan tersebut. Sebab isi laporan dapat meliputi : hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang dilaporkan, pencocokan fakta dengan data semua masalah yang akan diperkirakan , pembahasan dan hasil pembahasan.

g. Kesimpulan dan Saran

Kesimpulan diturunkan dari fakta-fakta, dan lebih banyak mempersoalkan hubungan-hubungan logis, sebaliknya saran-saran merupakan langkah atau alternatif-alternatif mana yang dapat diambil supaya masalah itu dapat diatasi sebaik-baiknya.

h. Bagian pelengkap

Bagian yang perlu dimasukkan untuk melengkapi laporan itu adalah apendiks.

6. Bahasa Sebuah Laporan

Bahasa yang dipergunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik,jelas dan teratur.

7. Laporan Buku

Laporan buku bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau yang dianjurkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut. Laporan buku terdiri dari bagian-bagian berikut ; judul, pendahuluan ( mencakupsuratpenyerahan dan pendahuluan ), isi laporan, kesimpulan dan saran.

8. Penutup

 

B. USUL

1. Pengertian Usul

Yang dimaksud dengan usul atau proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan. Dapat pula terjadi bahwa usul atau proposal itu sama sekali tidak dimaksudkan untuk dikerjakan oleh orang atau badan yang mengajukan usul tersebut, tetapi dengan maksud agar orang atau badan yang menerima usul itu, dapat melakukan apa yang diharapkan dalam proposal tersebut.

2. Sifat dan Jenis Usul

Usul dibuat berdasarkan sesuatu yang belum ada. Usul dapat dibedakan berdasarkan bentuknya, yaitu usul formal dan usul semi formal dan non-formal. Usul formal adalah usul yang memenuhi persyaratan bentuk tertentu. Sedangkan usul semi formal dan non-formal merupakan variasi dari bentuk formal, karena tidak memenuhi syarat tertentu.

3. Usul Non Formal

Usul – usul non-formal bentuknya beraneka ragam, tergantung dari penulis, atau kesepakatan antara penulis dan penerima usul. Usul non formal disampaikan dalam bentuk memorandum atausurat, adapun usul non formal harus mengandung hal-hal berikut :

a. Masalah

Masalah yang disampaikan dalam sebuah usul , haruslah dirumuskan dengan jelas.

b. Saran pemecahan

Saran-saran yang disampaikan untuk memecahkan masalah yang dihadapi, merupakan inti dan sasaran utama dari setiap usul.

c. Permohonan

Untuk menutup usulnya , penulis menyampaikan permohonan untuk melaksanakan pekerjaan yang khusus itu , atau bersedia menyampaikan informasi yang diperlukan untuk keluar dari masalah yang dihadapi itu.

4. Usul Formal

Ada tiga bagian utama dalam usul formal, yaitu Bagian Pelengkap Pendahuluan, Isi Usul dan Bagian pelengkap Penutup.

1. Bagian Pelengkap Pendahuluan

a)Suratpengantar atau memorandum

Suratpengantar sebuah usul berisi alasan-alasan mengapa penulis menyampaikan usul itu dengan mengacu kepadasurat, pertemuan, atau iklan, yang menawarkan kepada umum untuk melaksanakan suatu pekerjaan tertentu.

b) Sampul dan halaman judul

Supaya pembaca dapat melihat dengan segera apa isi suatu buku atau sebuah dokumen, maka sampul buku atau dokumen itu diberikan teks seperti tertera pada halaman judul.

c) Ikhtisar atau abstrak

Ikhtisar atau abstrak berisi inti sari dari masalah dan pemecahan yang disampaikan dalam usul tersebut.

d) Daftar isi

Daftar isi memuat rekapitulasi dari semua judul utama dan judul bawahan yang terdapat dalam seluruh usul itu.

e) Penegasan permohonan

Penegasan mengenai permintaan dapat dimasukkan dalam ikhtisar, tetapi bila usul yang disampaikan itu cukup panjang , lebih baik bagian ini diberikan tempat tersendiri.

2. Isi usul

Isi usul memuat uraian yang terperinci dari pekerjaan atau tugas yang akan dilakukan.

Beberapa topik yang umumnya dipertimbangkan untuk dimasukkan dalam isi sebuah usul :

a) Pembatasan masalah

Pembatasan masalah yang dihadapi merupakan hal yang pertama kali harus dilakukan.

b) Latar belakang

Latar belakang masalah diuraikan perlu dikemukakan. Suatu hal atau masalah tidak dapat terlepas dari perkembangan atau sejarahnya pada masa lampau.

c) Luas lingkup

Manfaat dari luas lingkup yaitu penulis usul akan melihat duduk persoalannya dengan jelas. Bagi penerima usul sebuah deskripsi yang kongkrit dan jelas akan lebih mudah pula dilihat kebaikan dan kelemahannya.

d) Metodologi

Metodologi adalah kerangka teoretis yang dipergunakan oleh penulis untuk menganalisa , mengerjakan atau mengatasi masalah yang dihadapi itu.

e) Fasilitas

Penulis usul perlu menggambarkan pula bermacam-macam fasilitas yang dimilikinya untuk lebih meyakinkan penerima usul.

f) Personalia

Salah satu faktor yang turut diperhitungkan oleh penerima usul adalah susunan personalia dari badan yang menyampaikan usul itu.

g) Keuntungan dan kerugian

Untuk memberi pertimbangan bagi penerima usul, semua keuntungan dan kerugian yang akan diperoleh dari pekerjaan itu harus turut dikemukakan.

h) Lama waktu

Dalam usul juga harus dijelaskan lama waktu pekerjaan itu akan diselesaikan.

i) Biaya

Biaya merupakan salah satu topik yang juga akan sangat diperhatikan penerima usul.

j) Laporan

Penulis usul juga memperkirakan tahap-tahap pelaporan kemajuan pekerjaan yang akan dikerjakannya itu. Hal ini dilakukan untuk mengikuti tahap pelaksanaan dengan cermat.

3. Bagian pelengkap penutup

Bagian ini sama dengan laporan dan tulisan formal yang lain, berisi bahan kepustakaan , lampiran-lampiran gambar, tabel, dan sebagainya yang dipergunakan dalam usul itu.

Sumber : Gorys Keraf. 1994. Komposisi. NTT: Nusa Indah.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: